GO-Rapport

Am Morgen beim Chef im Büro die heutigen Rapporte abholen war gestern. “Synch” auf dem iPad klicken genügt!

Dienstleistungen und Material unterwegs erfassen! Offline, ohne Internetverbindung!

Rapport auf dem iPad ergänzen, Rapport vom Kunden unterschreiben lassen, fertig. Der Rapport wird automatisch als Email-Quittung verschickt oder kann ausgedruckt werden. Gleichzeitig als BCC ins Büro geschickt um die Disposition auf dem Laufenden zu halten.
Damit der Monteur/Techniker unterwegs optimal informiert ist, werden zugehörige Ereignisse mit Dokumenten  mit aufs iPad synchronisiert. Somit sind Pläne, Ersatzteillisten, Verträge, usw. unterwegs schnell abrufbar. Zusätzlich kann der Techniker vor Ort die Situation optimal durch Notizen, Fotos und Sprachnotizen optimal dokumentieren.

iPad FlexBüro Go Rapportliste

Zurück im Büro werden die geänderten Rapporte und Positionen, sowie neue Ereignisse (Notizen/Fotos/Sprachnotizen) auf Tastendruck mit FlexBüro synchronisiert und gleichzeitig die neusten Rapporte und aktualisierte Preisliste aufs iPad geladen.

Voraussetzungen:

  • FlexBüro Hosting bei Bachmann Support oder eigener FileMaker Server mit notwendigen Connections (eine Connection wird beim Server mitgeliefert). Bei Verwendung mit FileMaker Pro als Server ist Zugriff von einem iPad möglich (keine weiteren Connections aktivierbar)
  • Aktuellste Version FileMaker Go auf Ihrem iPad

Dokumentationen, Pläne, Schadensfotos immer dabei

Fotos, Dokumente aber auch Textnotizen die in den Ereignissen gespeichert sind werden ebenfalls aufs iPad geladen. Unterwegs Schadensfotos mit dem iPad schiessen und zurücksynchronisieren ergänzt die Dokumentation im FlexBüro. Gleich dem Kunden zugeordnet, resp. der Objekt-/Lieferadresse, dem Projekt und dem Rapport.

Funktionen

Grundfunktionen

  • Rapportbearbeitung auf dem iPad (in FlexBüro erfasst)
  • Artikel Detailansicht und Liste. Mit Bildern, Katalog- und Galerieansicht
  • Rapportpositionen mittels Auswahlmenus, ArtikelNr- oder Textsuche und per Artikelgruppe auswählbar
  • Barcode mit der integrierten iPad Kamera einlesen. Rapport auswählen, “+”, dann “Barcode” klicken, Barcode einlesen, fertig. Erneut “Barcode” klicken erstellt neue Position und iPad wartet auf nächsten Barcode.
  • Schadenerfassung gleich mit dem iPad fotografieren und als Ereignisse hinterlegen!
  • Nach dem unterschreiben wird der Rapport automatisch per Email verschickt (Infos zu digitaler Unterschrift)
  • Rapport Druck (mit AirPrint) oder Email (mit BCC zur Info ins Büro)
  • Stunden-Liste gruppiert nach Datum, Kunde, Artikelgruppe darstellbar. Druck/PDF inkl. Summe
  • Rapportpositionen via Barcode mit der integrierten iPad Kamera einlesen. Rapport auswählen, “+”, dann “Barcode” klicken, Barcode einlesen, fertig. Erneut “Barcode” klicken erstellt neue Position und iPad wartet auf nächsten Barcode.
  • Dokumentanhänge zum Rapport werden ebenfalls aufs iPad geladen
  • Kunden-, resp. Lieferadresse auf Google Maps anzeigen
  • Direkt aus dem Rapport über Ihr iPhone telefonieren

Synchronisation vom FlexBüro ins iPad

  • Alle Auftrags-Favoriten
  • Meine (falls im Feld Unsere Referenz der eigene Namen eingetragen ist)
  • Arten (z.B. Rapporte, Lieferscheine aber keine Offerten und Auftragsbestätigungen)
  • Alle Offenen oder Rapporte ab einstellbarem Datum (inkl. Erledigte, falls gewünscht)
  • Für Rapporte die verändert wurden, kann ein spezieller Status (z.B. “Servicebereit”) definiert werden
  • Ereignisse vom Rapport, vom Kunden, vom zugehörigen Projekt oder von der Liegenschaft werden mit Anhängen (Pläne, Fotos, usw.) ebenfalls aufs iPad synchronisiert

Die meisten Kriterien sind kombinierbar! So können z.B. alle Rapporte und Auftragsbestätigungen ab dem 1. Januar dieses Jahres geladen werden. Oder lediglich alle meine offenen Rapporte. Oder alle mit Status “Servicebereit”.

Synchronisation vom iPad zurück ins FlexBüro

  • Nur neu erfasste oder geänderte Positionen und Auftrags-Angaben werden zurück ins FlexBüro geladen (nur Felder, z.B. Adresse, Lieferadresse, Notizen, Auftragstitel, Unsere Referenz, usw., die geändert wurden werden am Arbeitsplatz synchronisiert, alle anderen bleiben unverändert)
  • Gelöschte Positionen werden beim Synch auch im FlexBüro gelöscht
  • Falls z.B. im Büro zwischenzeitlich eine Position hinzugefügt oder geändert wurde, bleibt diese bestehen. Jedoch wird diese von der iPad Version überschrieben, falls diese zwischenzeitlich geändert wurde
  • Bei allen geänderten Rapporten kann der Status nach der Synchronisation zurück ins FlexBüro geändert werden (z.B. auf “verrechnen”). Statt stundenlangem Abschreiben von gekritzelten Handrapporten, muss lediglich in der Auftragsliste mit einem Klick die “verrechnen” kontrolliert und verrechnet werden
  • Ereignisse mit vor Ort erstellten Fotos, Texte, Sprachnotizen werden als Ereignisse ins FlexBüro zurücksynchroisiert und wieder mit Projekt, Kunde, Rapport, Liegenschaft verknüpft

Einschränkungen

GO-Rapport soll ein einfaches Hilfsmittel zur mobilen Datenerfassung sein. Ganz nach der Idee von Steve Jobs, dem Erfinder der iPads und dem minimalistischen App-Konzept. So haben wir versucht Komplexität zu vermeiden und haben die Funktionalität auf die mobile Rapporterfassung beschränkt.

Einschränkungen gegenüber der FlexBüro Auftragsbearbeitung

  • Textformatierungen sind mit FileMaker Go nur beschränkt möglich. Kursiv, fett, unterstrichen. Keine Schriftgrössen, keine Farben.
  • Sprache: Deutsch. Keine Mehrsprachigkeit bei Ausgabe/Artikeltexten, usw. (Texte in bestehenden Rapporten bleiben in der entsprechenden Sprache, neue Zeilentexte werden auf deutsch eingefügt)
  • Kein Zeilen- oder Gesamtrabatt, kein Skonto
  • Keine Bundles und Vorlage-Artikel. Bundleartikel und Vorlagen können erfasst werden, Bestandteile können aber erst im FlexBüro aufgelöst werden.
  • Neue Aufträge, Rapporte, usw. zu erstellen ist zur Zeit nicht möglich. Ebenso duplizieren, Teillieferungen, usw.
  • Eine zwischenzeitliche Änderung einer Positionszeile im aktiven FlexBüro, wird beim Synch überschrieben, falls diese Position auf dem iPad ebenfalls geändert wurde. Ebenso betroffen sind Änderungen in Adresse, Notiz, Titel, Datum, Lieferdatum, usw.
  • Artikel/Preise müssen im FlexBüro definiert und ausgewählt werden (auf dem iPad können keine Änderungen vorgenommen werden)
  • Währung: nur CHF

Empfehlung

Am komfortabelsten lässt sich mit dem Apple Pencil auf dem iPad Pro unterschreiben! Etwas sperriger aber am übersichtlichsten ist das grosse iPad Pro 12,9″

Gerne erweitern wir das Programm gemäss Ihren Wünschen.

FlexBüro Direktzugriff

Alternativ haben Sie beinahe kompletten Zugriff auf Ihr FlexBüro! Mit FileMaker Go haben Sie Ihr FlexBüro auch auf dem iPad dabei. Die meisten Funktionen lassen sich auf dem iPad erledigen. Sogar PDF-Versand haben wir für iPad angepasst. Am Komfortabelsten ist der Zugriff mit einem grossen iPad Pro 12.9″

Es gibt zwei Möglichkeiten, um auf FlexBüro zuzugreifen:

  • Online: Mit FileMaker Server oder mit Hosting bei uns, haben Sie sicheren Zugriff auf FlexBüro via VPN, SSL oder FileMaker-128-Bit Verschlüsselung. Dazu benötigen Sie FileMaker Go und den “FlexBüro Starter” auf Ihrem iPad.
    Mehr zu FlexBüro Netzwerkzugriff
  • Offline Lösung: Alle FlexBüro-Dateien auf Ihr iPad kopieren. Nachteile: keine Synchronisation möglich, Kopieren auf das iPad und wieder zurück ist nötig und somit nur für Einzelplatzbenutzung oder als Version zum nachschauen für unterwegs geeignet. Kopieren Sie alle FlexBüro Dateien .fmp12 z.B. via iTunes aufs iPad.
    Daten aufs iPad laden

Weitere Informationen und Anwenderbeispiele unter: FileMaker Go. Unter den präsentierten Beispielanwendungen finden Sie auch unsere Rangliste für iPads.